Tps za srečanja na daljavo

Nasveti za srečanja na daljavo

Srečanja na daljavo prihranijo čas in ustvarijo hitrejše rezultate

Nekatere prednosti srečanj na daljavo so:
• Zmanjšajte ali odpravite potne stroške
• Povečanje učinkovitosti podjetja - čas potovanja postane delovni čas
• Zmanjšajte stres med zaposlenimi - ravnotežje med poklicnim in zasebnim življenjem
• Nepristranski in spontani
• Okolju prijazno

Nasveti za dobre telekonference

Priprava (če predsedujete seji)

• Namen. Imate jasen namen za srečanje in kaj pričakujete od udeležencev. Ali je to sestanek za informacije, razprave ali odločitve?
  • Pravi ljudje. Povabite prave ljudi, ljudi, ki dodajajo nekaj na sestanek in ki iz njega nekaj dobi.
  • Zahtevane vrednosti. Udeležencem pošljite zahtevana branja in osebno pripombe k udeležencem o tem, kaj se od njih pričakuje. Ali naj bi prinesli določene informacije na sestanek ali pojasnili nekaj posebej.
  • Jasen dnevni red. Pred srečanjem pravočasno pošljite dnevni red in seznam udeležencev.
  • Obveščanje. Pojasnite, kako se lahko pridružite sestanku (telefonska številka in poljubna koda PIN) ali pa se bo klic udeležencu.
  • Test. Pred začetkom svojega prvega sestanka, si oglejte nekaj testnih klicev in preizkusite različne funkcije. Lahko se zgodi, da vaša centrala zahteva posebne ukaze za klicanje več strank - preverite pri upravitelju telefonije.
  • Dokumentacija. Kako bo dokumentirano srečanje? Dobro je uporabiti funkcijo snemanja.
  • Naj bo preprosto. Če je sestanek ponavljajoč, dodajte udeležence kot skupino v priročnik za konferenco ali dodajte posamezne stike v imenik.
  • Začnite in končajte pravočasno. Sestanek vedno začnite v določenem času, tudi če manjkajo udeleženci.
  (Načrtujte kratek odmor, če je potrebno srečanje podaljšati).
  • Nadaljevanje in spremljanje. Povzemite, spremljajte in pošljite zapiske sestankov neposredno po sestanku. [Določite roke in obvestite vse, kdo je za kaj odgovoren].

Med sestankom (če predseduje seji)

• Predstavitve. Dobrodošli in predstavite vse. S tem se srečanje začne dobro in zagotavlja vključujoče vzdušje, tudi za tiste ljudi, ki so zunaj kraja. Če srečanje ni zelo veliko (do 10 udeležencev), prosite udeležence, da se na kratko predstavijo, da bi dobili uho za svoj glas. Vedno poskušajte ustvariti vzdušje, ki daje ljudem občutek, da sedijo skupaj, tudi tiste, ki sodelujejo na drugih lokacijah.
  • Zapisnik. Zapišite zapiske ali imenujete sekretarja, ki lahko sprejme zapisnik in ima dostop do posnetka, če je posnetek narejen.
  • Dnevni red. Oseba, ki vodi sestanek, pojasni, o čem se srečanje in kako dolgo bo potekalo, ter na kratko povzema dnevni red.
  • prekinitve. Začnite sestanek z razlago osnovnih pravil za sestanek in kaj lahko vznemirjajo.
  Ne boste brali e-pošte, brskali po pametnem telefonu, delali z drugimi nalogami itd.
  • Prekini. Če sestanek traja dlje kot 45 minut, si vzemite odmor, da se lahko ljudje raztezajo 10-15 minut, preden nadaljujejo.
  • doseči dogovor. Preden se premaknete na novo točko, preverite pri različnih udeležencih, ali kdo želi karkoli reči. Zaradi tega se vsi počutijo vpleteni.
  • Dinamično. Upravljajte in upoštevajte dinamiko v skupini. Poskrbite, da bo vsakdo govoril o zadevi, o kateri se razpravlja, obravnavati konflikte.
  • Pojasnite. Če se kaj zgodi v sobi (ki bi se morda lahko nasmejala), razložite, kaj se dogaja vsakomur, ki sodeluje po telefonu, da bi zagotovili, da se vsi počutijo vključeni.
  • Čas za vprašanja. Odložite čas za reševanje kakršnih koli vprašanj.
  • Nov sestanek. Če obstajajo zadeve, ki jih je treba spremljati, se dogovorite za naslednji sestanek.

Po sestanku (če predsedujete seji)

• Nadaljujte in sledite. Povzemite, spremljajte in pošljite zapiske sestankov neposredno po sestanku. Določite roke in obvestite vse, kdo je za kaj odgovoren.

Za vse, ki sodelujejo na sestanku (na oddaljeni lokaciji)

• Mir in tišina. Poskusite najti čim bolj tiho mesto za sedenje.
• Parkirajte. Če sodelujete iz avtomobila, se varno parkirajte, npr. Na parkirišču, preden se pridružite sestanku.
• Izklopite mikrofon. Če sedite nekje z veliko hrupa v ozadju, npr. Na letališču ali v avtomobilu ali kavarni, izključite mikrofon (nemo), ko ne govorite.
• Bodite pripravljeni dovolj časa. Prepričajte se, da ste pravočasno na sestanku, da se boste lahko pogovarjali z drugimi udeleženci, preden se bo sestanek začel (enako kot bi to storili ljudje v konferenčni sobi).
• Predstavite se. Če imate kaj za povedati, poskrbite, da bodo ljudje prepoznali vaš glas tako, da se najprej predstavite.
• obveščajte ljudi. Če se odklopite (slab sprejem, itd.), Takoj pokličite nazaj in ob ustreznem trenutku pustite, da drugi udeleženci vedo, da ste bili nekaj časa odsotni.
• Izostrite. Osredotočite se na sestanek. Med sestankom ne preberite e-poštnih sporočil ali delajte drugih stvari.