Konferenco? Tukaj je nekaj nasvetov, da se dvignili, da izziva

kako upravljati dogodek

Organiziranje raziskovalno konferenco lahko precej izziv. Nekateri bi celo svetoval, da ne, da to storite. Ampak to je tudi neverjetno priložnost in koristna izkušnja.

Prenos skupaj uspešen dogodek ni treba, da je navkreber boj. Samo ti, da se spomnimo treh zlatih pravil: načrtujejo vnaprej, Obkrožite se z veliko ekipo, in vem, zakaj ste to počeli!

Tukaj je nekaj nasvetov, ki vam pomaga v to avanturo.

1. Če ne bo načrta se načrtuje, da ne

Ne hitite v logistiki. Preden začnete rezervaciji prizorišče in kliče gostinci, morate vzeti nekaj časa za pripravo na vašo konferenco.

To vam bo prihranilo veliko stresa in preprečevanje zadnje minute presenečenj.

Slika, kaj želite, da vaš konferenco izgledal. Kdo se bo udeležil? Kakšen tip dogodka bo? Kakšne izkušnje želiš ponuditi delegatom?

Potem se v posebnosti. Koliko udeležencev bo? Koliko stališča boste prejeli? Koliko dni bo trajalo?

Če lahko, stopite v stik s prejšnjimi organizatorji zbrati podatke iz preteklih let. To vam bo pomagalo določiti realističen proračun.

In ne pozabite, da je nemogoče predvideti vsako malo stvar. Vedno bodo nekatera vprašanja, ki jih niste pričakovali, in to je v redu. Samo načrt za to, kot dobro.

2. Tam je moč v številkah

Od programa do logistike, financ in trženja, organizacijo konference vključuje več vidikov, ki vse zahtevajo strokovno znanje in izkušnje. Okolica se z dobro ekipo bo pomagal opravljati različne naloge bolj učinkovito, ne da bi preobremenjeni. To bo tudi vam omogočajo, da se osredotoči na glavne cilje: veliko vsebine, dobre zvočnike, in se ukvarjajo udeležencev.

Izberite svojo ekipo natančno. Poglej za navdušenih, organizira in gnane ekipe igralcev je organizacijski odbor ne bi smel imeti preveč članov, da bo odločanje in usklajevanje gladko. Jonathan Khan najde tri je dobra številka. Vse je odvisno od velikosti vaše konference in koliko časa imate na vaših rokah.

Naučite se prenese. Lahko dodelite odbore na več področjih odgovornosti: logistike (kraj, nastanitev, A / V, catering, transport), tehničnega programa, osrednjih govornikov, finance in sponzorji, registracijo, trženje (komunikacija, PR, spletni strani, socialni mediji ...). Na vrhu glavnih organizatorjev, se lahko vpišejo prostovoljce, da vam pomaga na dan konference ali manjše naloge. Študenti bodo pogosto vidijo kot dobro priložnost in z veseljem pomagali.

Če imate proračun, razmislite o najemu PCO ali konferenčni urad. Kot akademik, organizacija dogodkov ni nujno tvoj forte. Ti strokovnjaki so strokovnjaki na organizacijo akademskih konferenc. Te bomo zagotoviti najbolj dragoceno pomoč predvsem z logistično strani stvari.

3. Embrace tehnologija

Obstaja veliko načinov, kako lahko izkoristite moč tehnologije.

Najprej uporabite abstrakten sistem upravljanja za zbiranje, medsebojni pregled in sprejme stališča in upravljati svoj program. Ja, mi smo pristranski, vendar ne moremo dovolj poudariti, koliko časa vam bo rešil!

Med konferenco, se prepričajte, vse sobe imajo ustrezno A / V opremo, in da deluje! In ne pozabite, to je 21. stoletje! Precej vsakdo nosi prenosni računalnik, pametni telefon ali tablični računalnik in bodo želeli imeti dostop do interneta. Wifi je lahko velik problem na konferencah. Prepričajte se, da ste se prijavili vnaprej s prizorišča, ki bodo zagotovili wifi z dovolj pasovne širine.

Lahko bi tudi uporabo mobilnih aplikacij za izboljšanje izkušnje delegatov. Obstaja veliko apps tam, da bi udeležence omrežja, navigacijo konference, ustvarite svoj urnik, itd

4. Izberite zvočnike skrbno

Najti pravo slavnostni govornik je ključnega pomena, vendar pa je lahko težavno. Dober slavnostni govornik bo pritegnila delegate in nastavite ton za svoj raziskovalni konferenci.

Razmislite o tem, kakšne vrste zvočnikov in predstavitve, ki jih želite. Cilj za raznolikost. Povabite tako znanih raziskovalcev in mladih raziskovalcev, in poskusite, da imajo dobro ravnotežje med spoloma.

Poskrbite, da imate načrt B v primeru, da vaši zvočniki preklicati!

5. Naj jih objavil

Morate obrti učinkovit komunikacijski načrt. Izvajati strategijo za vsebino, ki jo boš deliti, kdaj in komu. Na vaši spletni strani, objavlja intervjuje, blog delovnih mest, slike, programi, zvočnikov obvestil ... redno posodablja svojo vsebino zgraditi nekaj razburjenja.

Ostanite v stiku s svojimi delegati in zvočniki. Lahko uporabite orodja, kot MailChimp za pošiljanje množične e-pošte na vaše delegatov. Poskrbite, da bodo dobili vse potrebne podatke in navodila o vaši konferenci: prizorišče naslov, datum, smernice, kontaktne podatke, nasveti ...

Dobra komunikacija je pomembna na konferenci tudi. Dodaj znake za točko udeležencem proti predstavitvenih prostorov, mizo za registracijo, na področjih, kosilo ali sanitarijah. Naredite nekaj obvestil čez dan za obveščanje delegatov odvija dogodka in imajo prostovoljcev in članov osebja, ki so na voljo za odgovore na vprašanja in vodijo delegatov. In ne pozabi reči hvala! Pošljite e-mail delegatov in pisno noto govorcev, člani odbora in prostovoljce, da se jim zahvalil za njihov prispevek.

6. Omogočiti povezovanje Mreženje je eden od glavnih razlogov, zakaj raziskovalci obiskujejo svoje konference. Vaša naloga je, da jim pomagajo doseči zanimive ljudi. Kako? Najprej se prepričajte, da dodeli dovolj časa za mreženje priložnosti in razprave. Ne Strpati svoj program s predstavitvami - graditi veliko ločenih in kave seje, da bi delegati dihati in klepet. In izberite primerna ustanovi za "socialne" sobe: imajo zofe in stoli za ljudi, da bi sedel in obratno. Organizirajo družabne dogodke, kot so zabave, koktajli in večerje. Upoštevati morate tudi teče nekaj poskusov za spodbujanje sodelovanja, kot so organizacija "nekonferenca" in uporabo cool mobilne aplikacije za spodbujanje mreženja. Zaključek Organiziranje akademsko konferenco vključuje številne naloge, ki so večinoma nimajo nič opraviti z akademskim svetom. Boste morali biti organizirani držati korak z vsemi od njih. Če ste konferenco prvič, je treba poiskati nekaj nasvetov iz preteklih organizatorjev ali strokovnjaki, Dokler vam je uspelo, da bi dobili svoje race v vrsti in ohraniti naše nasvete v mislih, boste na dobri poti za uspešen dogodek!