9 Nasveti za Učinkovito Online Srečanja

Pred kratkim smo pisali priljubljen članek o tem, kako imeti učinkovite sestanke. Nekateri ljudje poudaril, da spletne sestanke zahtevajo poseben nabor veščin, in je lahko težko sledijo isti nasvet, ki mi je dal za srečanja v-oseba. S tako veliko ljudi, ki delajo od doma, se je zdelo kot dobra ideja za reševanje te vrste srečanj. Ker sem v prvi vrsti delati od doma, so dober odstotek mojih sestankov opravi s pomočjo video konference in izmenjavo zaslona. Po tem več let, tukaj je nekaj najboljših nasvetov sem ponujajo za ljudi, ki so začeli delati spletnih sestankov.

1. Osredotočite

To je enostavno priti raztresen ali poskusiti več nalog, ko ste v spletni sestanek. Ne delaj tega. Še posebej, če ste na video, ostati osredotočen na srečanje in ne pustite, da vaš pes ali otroci pridejo v pisarni ali pokažejo na kamero. Če ste fizično na sestanku, svojo prisotnost vam nekaj "točk" za pozornosti, tudi če ste doodling ali iščejo skozi okno. Z elektronsko srečanje, lahko tudi zelo majhna količina odvračanja, da izgledaš, kot da se ne posveča nobene pozornosti na vseh.

Sem naredil video konference, kjer hranijo posameznik pridobivanje prekine ali raztresen z drugimi telefonskimi klici, itd Na video konference, gre čez kot 10-krat več neprofesionalno kot osebno.

2. Get tehnologije pravico

Predpostavimo, da je tehnologija se bo problem in si dati več možnosti in dovolj časa, da bi dobili vse, kar je prav. Tukaj je nekaj stvari, da razmisli početje:

Znova zaženite računalnik pred časom. Če občasno morali ponovno zagnati računalnik, da bi preprečil pridobivanje obtičali, to storite pred zasedanjem. Vi ne želite, da se vse sile, da se počaka, medtem ko ponovno zagnati napravo.

Povežite se 10 do 15 minut prej. Če obstaja kakršna koli vprašanja, ki jih želite, da boste vedeli o njih pred časom. To še zlasti velja, če uporabljate spletne konference sistem, da ste seznanjeni s. Tam lahko majhna krivulja učenja in je lahko nekaj orodij, ki jih je treba prenesti in namestiti.

Ali so na voljo alternativne informacije povezava. Številne spletne konference rešitve omogočajo uporabo zvoka preko računalnika ali preko telefona. Poskrbite, da imate informacije, ki jih potrebujete za povezavo v obe smeri. Če težave s povezavo, da svojo video sliko nekoliko sunkovit, to ni nič takega, če pa ljudje ne morejo razumeti, kaj pomeni, da ne bodo mogli prispevati.

Prepričajte se, da internetna povezava ne bodo nasičeni. Ne poskušajte narediti video konference, medtem ko nekdo drug poskuša naložiti celoten DVD podatkov. V večini krajev, upload hitrost je vaša šibka točka, vendar pa deluje v obe smeri. Glas je še posebej občutljiv na hitrosti povezave, tako da, če imate težave, poskusite uporabiti telefon za telefonski priključek, tako, čisto na minimum, lahko slišite in se jasno sliši.

Imajo rezervno povezavo, ki jo lahko enostavno preklopite na. Če vam veliko videokonferenc od doma, je verjetno vredno imeti rezervno internetno povezavo. V mnogih krajih, lahko dobite DSL linijo za $ 15 do $ 30 na mesec. Vendar pa je uporaben le, če veš, kako preklopiti na to hitro, če gre kaj dol.

Zaustavite druge programe. Ne poskušajte narediti video konference, medtem ko se vaš video program za urejanje ali kup velikih datotek Photoshop odprt. Zaprite programe, ki jih ne potrebujete. To bo zmanjšala verjetnost računalnika treskav in povečati sredstva, ki so na voljo za to video konference.

Uporabite UPS. Vi ne želite, da se podrejo odsoten, če je moč Blips izklopi in nazaj. Poskrbite, da imate vaše celotno komunikacijsko verigo zasvojen do akumulator. Če je računalnik na akumulator, vendar vaš kabelski modem ne, imate še vedno šibki člen, če je moč ugasne.

3. Sledite z e-poštnim povzetkom

V resničnem srečanju, nekaj dragocenih delov pride po sestanku, je konec. Ljudje govorijo o tem, kaj so storili, razjasniti obveznosti, itd Poskusite to ponovno, če lahko. Pošiljanje e-poštni povzetek kaj je odločitev in ki se je zavezala, da bo tisto, kar bo pomagalo zagotoviti, da ni nesporazumov in pomaga ustvariti zapis, da lahko vsakdo uporabi.

4. trdijo vljudno

Kot Brian poudarja, lahko trdil, dobro za srečanja, vendar pa ne more trditi, na enak način, preko video konference, kot si lahko v živo, ne da bi postal bedak. Moral bi še vedno trdijo. Kot smo že omenili, je najpomembnejši del seje deluje preko nesoglasij in prijemov ideje. Kljub temu pa morate biti še posebej previdni, da so vljudni, saj ste v slabšem položaju, ko gre za neverbalno komunikacijo. Vaša telesna govorica in drža se ne bo prenašajo tudi preko video kamero, kot to počnejo v živo, tako da je način, kako povedati stvari, postane veliko bolj pomembno.

Tukaj je nekaj načinov, da vljudno trdijo:

Navesti položaj druge osebe z empatijo. To pomaga pokazati, da ste razumeli, kaj so govorili. Dodajanje besedne zveze, kot so "Vidim, zakaj mislite, da je to pomembno" in "vidim vrednost v to z vidika XYZ." Prikaz boste razumeli nekoga položaj in pomen njihovega položaja je zelo dragocen način, da bi jih dobili, da razumejo svoje vidika, saj jim preprečuje, da bi obrambni.

Ostati osredotočen na Issue ne ljudje. Bodite zelo previdni, da ne stori ničesar, da bi bilo videti kot osebni napad.

Počakajte, da navede svoje stališče. Ne začnite govoriti s pol oblikoval idejo. To ni nesmiselno pisati nekaj besed orišejo svoje trditve, preden začnete govoriti. Ne pozabite, da ste na neverbalne komunikacije v slabšem položaju, tako da vaš govorna komunikacija mora biti kristalno jasno in zelo prepričljiv.

Naslov vsako sovražnost, tudi če je majhen. Reči stvari, kot so: "Vem, da se počutim močno o tem in cenim svojo strast" lahko pomaga, da se stvari, ki se osredotočajo na idejah in pomoč razpršeno sovražnost med posamezniki.

Načrtujejo vnaprej. Če veste, nekateri razprava bo verjetno postala sporna, načrtujejo vnaprej. Če veste, Joe lahko razjezil o vaši ideji, vendar Susan ga podpira, se pogovorite s Susan pred časom. Morda lahko tako predstavljajo del vašega položaja tako Joe se ne osredotoča na eno osebo. Morda lahko Susan predstaviti idejo, saj ima boljše delovne odnose z Joe in bo v isti sobi z njim, da ona ni na neverbalno komunikacijo škodo.

Nadaljevanje z ljudmi na telefonu. Hiter telefonski klic, da nekaj ljudi, po srečanju pa je izredno pomembno, da bi se prepričajte, da ni zamere. To lahko pomaga ponovitev nekaterih interakcij, ki se pojavijo, ko se zgodi srečanje v-oseba, ljudje pa nazaj na svoje mize.

5. Pridite pripravljeni

Poskrbite, da imate vse pripravljeno pred sejo. Videokonference bo ponavadi povečavo koli pomanjkanje priprav na vaši strani, zato poskrbite, da imate kakršno koli dokumentacijo ali datoteke, kjer lahko zlahka dobili brez da pogledam okoli. V resničnem življenju, se sklanjajo nad pogledati v kovčku ne sme biti nič takega, če pa izgine iz zaslona, da bi dobili nekaj, lahko pa bi jo videti, kot da nisi naredil svoje prep delo. Večino časa, ne želite, da izgine z zaslona, če lahko to pomaga.

6. Poglej v kamero

Najboljši video konferenčni sistemi omogočajo pogled na ljudi, medtem ko je videti naravnost v kamero. Potrudite se, da postavite vaš video kamero s tem v mislih. Če iščete levo na sliki drugih ljudi in video kamera je na desni strani, je videti, kot da so samo strmel off na stran. Če ne vidite, tako, da je običajno dobra ideja, da pogled na vaše kamere z namenom, da vsi na drugi stiku konec oči. Če vaš zaslon prikazuje predogled vaše slike poskušajo postaviti kamero in okno, tako da izgleda, kot da so sami iskali v oči.

7. Očistite, ozadje moteča brez

Bodite zelo zavedajo, kaj je v ozadju za vami ali na vaši mizi pred vami. Poskusite obdržati svoj sedež, kot je čista in prosti možnem času nereda. Bodite zelo previdni ob ljudje hodijo za tabo. To je lahko moteča, videti neprofesionalno in se lahko na koncu delaš nekaj neprijetno. Oddaji želeli pokazati vse svoje analitikov na trdo delo za njimi na svojih računalnikih. Nedavna oddaja finančne novice pokazala delavca gledaš kopalke fotografij na svojem zaslonu v ozadju. V idealnem primeru, da želite vaše mizo postavljen tako, ljudje ne morejo hoditi za teboj. Če delate doma, ne želite, da je eden od vaših otrok teče okrog v ozadju.

8. Uporaba dober fotoaparat

Medtem ko se lahko vgrajeno kamero na prenosnem računalniku deluje, boste verjetno imeli boljše kakovosti z zunanjo kamero. Uporabljam DV kamero priključeno na mojem računalniku z FireWire in ga proizvaja zelo lepe rezultate. To lahko koristi, da traja nekaj časa, da razumejo, kako beline deluje na fotoaparatu. Naredil sem nekaj spletnih srečanja z ljudmi, ki izgledajo kot da so pravkar preživeli 10 ur v solariju, ker je njihova fotoaparat naredi barve kože videti svetlo rdeča. Čeprav to ni nič takega, bolj profesionalno si lahko ogledate, bolje je. Druga značilnost mi je všeč moj fotoaparat je nadzor povečave na daljavo. To omogoča lažje mi je, da okvir za sliko, ne da bi dosegli za kamero ali pustite sliko.

Poskrbite, da imate dovolj svetlobe. Če je vaš fotoaparat vgrajen v luči, poskusite ga vklopite. Odpiranje senco ali obrača na drugo svetilko lahko naredi veliko razliko v tem, kako dobro vašo sliko izgleda na druge udeležence.

9. Konec na čas

Hočete, da ljudje pokažejo v času vašega pomembnega srečanja. Moraš jim enako raven spoštovanja in na koncu, ko si rekel, da se bo končala. Če boste obdržali na vrhu časovni razpored vašem dnevnem redu je, ki se konča v trenutku, ne bi smelo biti pretežko in se konča na začetku je vedno dobra stvar, preveč.